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Paket 1 · Rechnungsfreigabe

Der Rechnungslauf: 1:1 nach STREIT-Logik

Der digitale Ersatz für die Rechnungsfreigabe aus dem gekündigten STREIT, mit denselben Verzweigungen, Prüfstufen und Rückläufen wie im Original (STREIT-Ablauf vom 22.11.2023). Auf einem eigenen Zugang nur für Sonnenexpert.

Datenfundament steht bereits · Umsetzung in 2 Wochen
System / M365 Assistenz GL Bauleitung gewählter Sachbearbeiter Projektleiter Einkauf Geschäftsführung Buchhaltung
Der Ablauf
1
Eingang
Rechnung kommt ins Postfach rechnung@sonnenexpert.com und startet den Workflow.
automatisch
2
Erfassung & Weichen
Assistenz GL: Projektnummer hinterlegen und zwei Weichen setzen.
Assistenz GL
Weiche A: Mitarbeiterauswahl? (bestimmter Sachbearbeiter prüft sachlich, sonst Bauleitung)
Weiche B: Materialrechnung / Subunternehmer? (rechnerisch durch Einkauf, sonst Projektleiter)
3
Sachliche Prüfung
Wurde die Leistung korrekt und vollständig erbracht?
Bauleitung
oder, je nach Weiche A:
gewählter Sachbearbeiter
4
Rechnerische Prüfung
Beträge, Konditionen, Skonto prüfen.
Projektleiter
oder, je nach Weiche B:
Einkauf (Material)
5
Freigabe (GF-Verteiler)
Geschäftsführer gibt frei. Einer genügt (Clemens oder Lutz).
GF
6
Buchhaltung
Kontierung prüfen, Freigabe zur Zahlung, Export an DATEV.
Buchhaltung
An jeder Prüfstufe (3, 4 und 5) drei Wege

In Ordnung

  • Rechnung wird zur nächsten Stufe weitergeleitet
  • Kommentar optional
  • nach der GF-Freigabe geht es an die Buchhaltung

Rückfrage

  • geht gezielt an die vorige Rolle zurück (z.B. an die Bauleitung oder den Projektleiter)
  • mit Kommentar / Notiz
  • nach Klärung läuft die Prüfung normal weiter

Abgewiesen

  • Kommentarpflicht mit Grund
  • E-Mail an den Rechnungssteller mit PDF im Anhang und Grund
  • Nachricht an die Buchhaltung: Rechnung abgewiesen, löschen
  • Workflow endet
Technische Merkmale
📥

Eingang per Postfach

Automatischer Abruf aus rechnung@sonnenexpert.com, kein manuelles Hochladen.

🔒

GoBD-revisionssicher

Jede Entscheidung mit Grund und Kommentar lückenlos und unveränderbar protokolliert.

📊

DATEV-Export

Kontierte, freigegebene Rechnungen gehen sauber an die Buchhaltung.

🏢

Eigene Instanz

Läuft auf eigenem Zugang und eigener Datenbank nur für Sonnenexpert.